Modelos de gestión documental

Dicen que el modelo de gestión documental más sencillo que ha existido lo puso en práctica un dictador que sólo tenía dos bandejas: una para depositar los asuntos que el tiempo solucionaría y otra para los asuntos que el tiempo había solucionado. El único seguimiento que había que hacer era pasar los documentos de una bandeja a la otra. En una viñeta de Dilbert se describía un sistema más drástico: tras darse cuenta de que nadie volvía a pedir los documentos que llevaba al archivo, el encargado del mismo los destruía en el mismo momento en el que los recibía. He conocido empresarios que tienen siempre la mesa vacía. Consideran que almacenar papel no sirve para nada y es una muestra de ineficacia. Cuando reciben un documento lo entregan a otra persona y delegan en ella su lectura, uso, archivo o destrucción. Otros, en cambio, se pasan el ejercicio almacenando documentos en su mesa, en las estanterías e incluso en el suelo. Una vez al año, generalmente después de las vacaciones de verano, hacen limpieza y lo tiran casi todo por ser obsoleto. A veces, esa tendencia a almacenar documentos viene dada por una imposición legal de tipo fiscal, mercantil o laboral, o por la necesidad de conservar una prueba original. En cualquier caso, la entrada en vigor del nuevo Reglamento de la LOPD obligará a muchas organizaciones a replantar su modelo de gestión documental y a aplicar al papel unas medidas hasta ahora insospechadas en muchas empresas, especialmente en las PYMES.